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KPI - Usando os Serviços do Excel com outros recursos de Inteligência Comercial
















Os Serviços do MS Excel fazem parte de um conjunto de recursos do MS Office SharePoint Server, chamado coletivamente de Inteligência Comercial, que um indivíduo, uma equipe ou uma empresa inteira pode usar. Esses recursos foram projetados para funcionar em conjunto e oferecem suporte ao desenvolvimento rápido e sólido de ferramentas personalizadas de tomada de decisões que podem acessar várias fontes de dados, em muitos casos sem o uso de códigos.

A Central de Relatórios

A Central de Relatórios fornece um local central para vários dados e objetos de Inteligência Comercial e contém bibliotecas de documentos especiais para o armazenamento de relatórios, listas, Web Parts, modelos de Páginas de Web Parts e arquivos .odc. Na Central de Relatórios, os usuários também podem procurar itens usando categorias, exibir um calendário de relatórios futuros e assinar relatórios que considerarem relevantes.

Por padrão, uma pasta de trabalho do MS Excel publicada e salva em uma biblioteca de documentos na Central de Relatórios é habilitada com um único clique para abertura no modo de exibição do navegador, o que é uma forma conveniente de visualizá-la sem adicioná-la a uma Página de Web Parts.

A Web Part de Lista de KPIs

A Web Part de Lista de KPIs obtém dados de listas do MS Office SharePoint, pastas de trabalho do MS Excel, do MS SQL Server 2005 Analysis Services ou de entradas de dados manuais e, em seguida, exibe um KPI, que consiste em uma sugestão visual que comunica o progresso feito em direção a uma meta mensurável. Com o uso de  KPIs, você pode visualizar respostas facilmente para as seguintes perguntas:

  • Em que sentido estou adiantado ou atrasado?
  • O quando estou adiantado ou atrasado?
  • Qual é o mínimo concluído?
Os usuários podem até mesmo fazer uma busca detalhada nos itens de  KPI para ver os detalhes além da visualização.

Por exemplo, se o status de um  KPI for vermelho (indicando um problema), clicar nesse  KPI levará o usuário automaticamente a uma página de relatório que mostra qual é a tendência da PI ao longo do tempo, quais são os limites e que dados foram usados para determinar o status atual desse  KPI.

Cada área de uma empresa pode optar por controlar diferentes tipos de KPI, dependendo das metas corporativas que estão tentando alcançar.

Por exemplo, para melhorar a satisfação do cliente, um call center pode definir uma meta no sentido de atender um número específico de telefonemas em um período de tempo menor. Ou, o departamento de vendas pode usar KPIs para definir metas de desempenho, como o número de novos telefonemas de vendas feitos por mês.

Web Parts de Filtro e o botão Aplicar Filtro

Você pode usar as Web Parts de Filtro para exibir apenas o subconjunto de dados que deseja visualizar em outras Web Parts e, opcionalmente, o botão Aplicar Filtro para realizar a operação de filtro.

Por exemplo, uma fonte de dados pode conter um histórico de cinco anos de vários produtos referente a todo o país/região. Com o uso das Web Parts de Filtro e do botão Aplicar Filtro, você pode exibir dados pertinentes simultaneamente referentes apenas a uma região de vendas, um produto ou o ano atual em várias Web Parts do MS Excel Web Access.

O MS Office SharePoint Services possui várias Web Parts de Filtro diferentes que permitem inserir ou escolher um ou mais valores para alterar o conteúdo de uma ou mais Web Parts em uma página, de forma a exibir exatamente as informações necessárias.

Tags: Application, Automation, Brasil, Brazil, In Any Place, Macro, Microsoft, MS, Office, 



IRM - Serviços do MS Excel e Gerenciamento de Direitos de Informação

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) é uma forma de oferecer proteção de privacidade para um documento do Microsoft Office e de garantir que informações confidenciais apenas sejam exibidas pelas pessoas apropriadas.

Por exemplo, você pode informar dados financeiros em base trimestral apenas para membros selecionados de um comitê executivo um mês antes da publicação desses dados em um balanço financeiro, para que eles tenham tempo de preparar repostas de relações públicas e tomar decisões de negócios apropriadas.

O Windows SharePoint Services oferece suporte ao IRM em a uma biblioteca de documentos e a todos os documentos nessa biblioteca (independentemente de esses relatórios individuais estarem ou não habilitados com IRM). Após o carregamento do documento em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM, o documento em vigor torna-se habilitado para IRM.

Os Serviços do MS Excel não oferecem suporte ao carregamento de pastas de trabalho do MS Excel habilitadas com IRM e não carregará uma pasta de trabalho do MS Excel se ela estiver habilitada com IRM ou for proveniente de uma biblioteca de documentos habilitada com IRM. No entanto, se você quiser aproveitar os benefícios do IRM, poderá carregar uma pasta de trabalho do MS Excel sem IRM nos Serviços do MS Excel, abrir essa pasta como instantâneo e, então, salvar o instantâneo em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM.

MS Excel - Serviços do MS Excel - Conectando-se a dados de maneira segura

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Para algumas pastas de trabalho do MS Excel salvas nos Serviços do MS Excel, todos os dados são armazenados na pasta de trabalho. Para atualizar os dados nos Serviços do MS Excel, é necessário salvar novamente a pasta de trabalho do MS Excel em questão.

Para outras pastas de trabalho, existem uma ou mais conexões com fontes de dados externas, como um banco de dados ou um cubo OLAP. Essas conexões contém informações sobre como localizar, fazer logon, consultar e acessar a fonte de dados externa.

Embora as informações de conexão possam ser armazenadas na pasta de trabalho, elas são freqüentemente armazenadas em um arquivo Office Data Connection (.odc), especialmente quando os dados são compartilhados por vários usuários e as informações de conexão que precisam ser atualizadas.

O autor da pasta de trabalho ou um administrador pode criar as informações de conexão usando o MS Excel 2007 para criar a conexão e, em seguida, para exportar suas informações para um arquivo .odc.

Uma DCL (Biblioteca de Conexões de Dados) é uma biblioteca de documentos especial do SharePoint que pode ser definida como biblioteca de local seguro e que facilita o armazenamento, a proteção, o compartilhamento e o gerenciamento de arquivos .odc.

Por exemplo, talvez um administrador precise mover um banco de dados a partir de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acesse os dados. Com o uso de um arquivo .odc salvo em uma DCL, a administração dessas informações de conexão é muito mais fácil e o acesso do usuário aos dados é extremamente conveniente, já que todas as pastas de trabalho usam o mesmo arquivo de conexão e uma operação de atualização, seja no computador cliente ou servidor, resulta em alterações atualizadas nesse arquivo de conexão. Você pode até mesmo configurar o MS Office SharePoint Server e o computador cliente de um usuário de forma a detectar alterações automaticamente no arquivo de conexão e usar a versão mais atualizada desse arquivo.

Aprenda mais: VBA - Visual Basic for Application
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2ª PROPOSTA

Cenários dos Serviços do Excel - MS Excel Services Office

default.aspx?assetid=ZA101326221046 É óbvio que existem diversas formas de usar os Serviços do MS Excel, mas a lista representativa a seguir inclui cenários e exemplos para ajudar-nos a compreender melhor como podemos usá-los.

Painéis de inteligência comercial  Um comitê executivo tem acesso a vários painéis corporativos que atuam como um placar financeiro atualizado para a empresa. Para avaliar continuamente o desempenho, o painel principal resume KPIs (Indicadores Principais de Desempenho), como metas de vendas, receitas-alvo e margens de lucro, em uma base mensal. Painéis adicionais resumem notícias do mercado para ajudar a analisar o risco financeiro de projetos novos e atuais e para exibir gráficos de dados financeiros essenciais com o objetivo de ajudar a avaliar diferentes portfólios de investimentos.

Sistema de informações de análise de marketing  Um departamento de marketing de uma empresa que vende roupas e equipamentos atléticos mantém uma página de portal de informações que resume importantes dados demográficos, como idade, região, nível de renda e atividade de lazer preferencial. A maioria dos funcionários no departamento de marketing tem a opção de abrir pastas de trabalho do MS Excel no computador e fazer uma análise de hipóteses de todos os dados ou imprimir relatórios bem formatados. Ao longo do tempo, os usuários também podem adicionar relatórios facilmente para compartilhamento.

Estatísticas de jogadores esportivos profissionais  Uma importante equipe esportiva compartilha estatísticas passadas e presentes sobre o desempenho e os salários de todos os jogadores. Esses dados são usados para fazer transações e negociar contratos de salário. Novos relatórios e análises são criados, revisados e compartilhados pelos proprietários, especialmente na fase anterior à temporada de jogos.

Ferramenta de tomada de decisões de lojas a varejo  Uma cadeia de lojas resume semanalmente dados críticos de pontos de vendas e compartilha esses dados com fornecedores, analistas financeiros e gerentes regionais. Os relatórios incluem itens atuais abaixo do estoque, os 20 itens mais vendidos por categorias de vendas, importantes dados periódicos e contagens de transações por cada loja.

Sistema de relatório de gerenciamento de contas de venda  Um grupo de vendas acessa um conjunto de relatórios de informes diários que capturam importantes dados, como os principais vendedores, o progresso em direção a metas de vendas mensais, programas de vendas bem-sucedidos e canais de distribuição com baixo desempenho. Relatórios adicionais resumem as vendas por variáveis-chave, como região, linha de produtos e mês, telefonemas de vendas por semana e o número de telefonemas encerrados. Quando os vendedores individuais exibem esses relatórios, podem ver automaticamente seus números de vendas, pois o sistema os identifica com base no nome de usuário.

Resumo diário de projeto de engenharia  Um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Web Parts que resume os principais dados de agendamento de projeto, como contagens de bugs, status de especificações, diagramas de andamento, tendências de recursos e prioridades, bem como links para importantes recursos e contatos. Os dados são extraídos de várias fontes de dados externas, como bancos de dados de projetos e listas de especificações.

Modelo patenteado de cálculo de análises financeiras  Uma instituição financeira de grande porte pesquisou e desenvolveu um modelo de preços de propriedade intelectual particular. Os resultados da fórmula precisam ser compartilhados com alguns gerentes de investimento, mas a fórmula usada para calcular o modelo de preços deve estar protegida e nunca deve ser revelada ao público. Esse modelo de preços é extremamente complexo e demorado para calcular. Todas as noites, o relatório de modelo de preços é calculado e criado em um servidor de alta velocidade, sendo salvo em um local seguro e exibido em uma Página de Web Parts, mas apenas aos usuários com permissão apropriada.

Interagindo com uma pasta de trabalho do Excel nos Serviços do Excel.

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Embora não seja possível editar as células da pasta de trabalho do MS Excel nos Serviços do Excel, você pode interagir com os dados de várias maneiras. Para responder a perguntas específicas e imprevistas que possam surgir sobre os dados, na maioria dos casos, você poderá localizar e exibir informações usando os seguintes recursos interativos:

  • Exibir os resultados de fórmulas mais recentes, recalculando dados na pasta de trabalho.
  • Atualizar dados ativos a partir de uma fonte de dados externa, como um banco de dados ou um cubo OLAP (Online Analytical Processing).
  • Navegar até diferentes planilhas, partes de planilhas ou objetos nomeados selecionados na pasta de trabalho, como um gráfico ou uma tabela do MS Excel.
  • Classificar e filtrar dados.
  • Expandir ou recolher níveis de dados e usar um filtro de relatório em um relatório de Tabela Dinâmica.
  • Alterar temporariamente os valores das células inserindo parâmetros para atualizar os resultados de uma fórmula ou fazer uma análise simples de hipóteses.
  • Obter diferentes resultados ou modos de exibição selecionando dados de outra Web Part conectada, como uma Web Part de Filtro ou uma Web Part de Modo de Exibição de Lista, em um painel ou em outra Página da Web Parts.

 Observação   Você também pode copiar a pasta de trabalho do MS Excel, abri-la no MS Excel 2007 no seu computador e, em seguida, usar todos os recursos do MS Excel, incluindo análise de hipóteses e impressão bem formatada.

Cenários - Criando 'uma versão da verdade'

Na maioria das empresas, é geralmente necessário criar pastas de trabalho críticas em um ponto específico, em muitos casos em uma agenda regular. Por exemplo, você pode criar uma pasta de trabalho segura em uma data e uma hora combinadas a cada trimestre fiscal para fazer a comparação confidencial de vendas, estoques, receitas e lucros entre trimestres fiscais. Você não deseja ter a preocupação de considerar que as informações na pasta de trabalho foram alteradas por outro usuário e que diferenças inesperadas em cálculos e resultados podem complicar a tomada de decisões. Isso é chamado às vezes de "uma versão da verdade"; ou seja, ao comparar o mesmo relatório da pasta de trabalho com outros usuários, você se baseia em um ponto exclusivo (a data e a hora em que a pasta de trabalho foi criada) para confirmar uma exibição consistente dos dados.

O processo de criação de um instantâneo de pasta de trabalho

Texto explicativo 1 Uma pasta de trabalho mestra contém dados financeiros cumulativos que são regularmente atualizados.
Texto explicativo 2 Uma pasta de trabalho é publicada no final de cada trimestre fiscal.
Texto explicativo 3 "Uma versão da verdade" simplifica a tomada de decisões e as comparações entre trimestres fiscais.

Como os Serviços do Excel e o Office Excel 2007 funcionam juntos?

Em primeiro lugar, é necessário criar uma pasta de trabalho do MS Excel usando o MS Office Excel 2007 e, então, salvá-la nos Serviços do MS Excel. Em essência, o MS Office Excel 2007 é a ferramenta de criação e os Serviços do MS Excel são a ferramenta de relatório.


Como os Serviços do Excel e o Excel 2007 funcionam juntos

Texto explicativo 1  O autor de uma pasta de trabalho (em muitos casos um analista de negócios), usa o MS Office Excel 2007 para criar a pasta de trabalho do MS Excel, especifica objetos nomeados opcionalmente para exibição e define parâmetros opcionalmente.
Texto explicativo 2 Esse autor salva a pasta de trabalho em uma biblioteca de documentos (ou em uma rede ou pasta da Web) nos Serviços do MS Excel, onde é gerenciada e protegida por um administrador do MS SharePoint.
Texto explicativo 3 O autor da pasta de trabalho e os outros usuários podem criar relatórios, Páginas de Web Parts e painéis de Inteligência Comercial que utilizam essa pasta de trabalho.
Texto explicativo 4 Vários usuários corporativos podem acessar a pasta de trabalho exibindo-a em um navegador e até mesmo atualizar os dados se ela estiver conectada a uma fonte de dados externa.
Texto explicativo 5 Com a permissão apropriada, os usuários corporativos podem copiar o estado atual da pasta de trabalho e todas as interações feitas durante a sessão atual, como classificação e filtragem, em um computador cliente para análise posterior como uma pasta de trabalho do MS Excel ou um instantâneo.

O que é o Office Excel Web Access?

O MS Excel Web Access é uma Web Part que exibe dados e gráficos a partir de uma Pasta de Trabalho do MS Excel, e possui uma aparência semelhante ao Microsoft Office Excel, com guias de planilha, botões de estrutura de tópicos e setas suspensas, além de fornecer várias maneiras de personalizar a Web Part.


Usando o Excel Web Access para compartilhar pastas de trabalho do Excel

Texto explicativo 1  A seção superior contém o título e uma barra de ferramentas que possui vários menus, comandos e uma lista suspensa.
Texto explicativo 2  A janela principal exibe uma ou mais planilhas no modo de exibição de Planilha, um objeto nomeado, como um gráfico ou uma tabela do Excel no modo de exibição de Objeto Nomeado, e, opcionalmente, uma área de estrutura de tópicos.
Texto explicativo 3 O Painel de Tarefas de Parâmetros possui rótulos de parâmetros, caixas de texto para entrada de dados e dicas de ferramentas opcionais que fornecem mais informações sobre cada parâmetro.
Texto explicativo 4 A seção inferior exibe mensagens de dados de atualização.

Introdução aos Serviços do Excel e ao Excel Web Access.

Amplie a utilização das suas planilhas...
O MS Excel Services é uma tecnologia do MS Office SharePoint que simplifica o uso, o compartilhamento, a proteção e o gerenciamento de pastas de trabalho do MS Office Excel 2007 (.xslx, xslb) como relatórios interativos de maneira consistente em toda a empresa.
default.aspx?AssetID=ZA101728071046

O que é o MS Excel Services?

Existem três componentes básicos nos Serviços do Excel (MS Excel Services) que interagem entre si e que, juntos, formam o design estrutural geral do MS Excel Services.

default.aspx?AssetID=ZA101728051046
default.aspx?AssetID=ZA010939481033O componente ECS (Serviços de Cálculo do Excel) é o "motor" dos Serviços do MS Excel que carrega a pasta de trabalho, faz cálculos com fidelidade total ao MS Office Excel 2007, atualiza dados externos e mantém sessões.
default.aspx?AssetID=ZA010939491033 O EWA (Excel Web Access) é uma Web Part que exibe e habilita a interação com a pasta de trabalho do MS Office Excel em um navegador usando o DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) e o JavaScript sem a necessidade de baixar controles ActiveX no computador cliente, podendo ser conectada a outras Web Parts em painéis e outras Páginas de Web Parts.
default.aspx?AssetID=ZA010939501033 O componente EWS (Serviços da Web do Excel) é um serviço da Web hospedado no MS Office SharePoint Services que fornece vários métodos que um desenvolvedor pode usar como APÌ (interface de programação de aplicativo) de forma a criar aplicativos personalizados com base na pasta de trabalho do MS Excel.

A&A: Introdução aos Serviços do MS Excel e ao MS Excel Web Access.

Amplie a utilização das suas planilhas...
O MS Excel Services é uma tecnologia do MS Office SharePoint que simplifica o uso, o compartilhamento, a proteção e o gerenciamento de pastas de trabalho do MS Office Excel 2007 (.xslx, xslb) como relatórios interativos de maneira consistente em toda a empresa.
default.aspx?AssetID=ZA101728071046

O que é o MS Excel Services?

Existem três componentes básicos nos Serviços do Excel (MS Excel Services) que interagem entre si e que, juntos, formam o design estrutural geral do MS Excel Services.

default.aspx?AssetID=ZA101728051046
default.aspx?AssetID=ZA010939481033O componente ECS (Serviços de Cálculo do Excel) é o "motor" dos Serviços do MS Excel que carrega a pasta de trabalho, faz cálculos com fidelidade total ao MS Office Excel 2007, atualiza dados externos e mantém sessões.
default.aspx?AssetID=ZA010939491033 O EWA (Excel Web Access) é uma Web Part que exibe e habilita a interação com a pasta de trabalho do MS Office Excel em um navegador usando o DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) e o JavaScript sem a necessidade de baixar controles ActiveX no computador cliente, podendo ser conectada a outras Web Parts em painéis e outras Páginas de Web Parts.
default.aspx?AssetID=ZA010939501033 O componente EWS (Serviços da Web do Excel) é um serviço da Web hospedado no MS Office SharePoint Services que fornece vários métodos que um desenvolvedor pode usar como APÌ (interface de programação de aplicativo) de forma a criar aplicativos personalizados com base na pasta de trabalho do MS Excel.
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