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Com esses tipos de processos, os usuários geralmente esperam que os relatórios do Power BI sejam atualizados assim que inserem dados nos sistemas subjacentes. Os cronogramas de atualização fixos existentes do Power BI não são suficientes para isso, e atualizar manualmente o conjunto de dados do Power BI sempre que você acessa um relatório adiciona etapas extras e gera confusão.
Hoje Out|19, o agendamento de atualizações está muito mais flexível para aprimorar o funcionamento do Power BI em processos como os descritos acima. Especificamente, usamos uma nova ação "Atualizar um conjunto de dados" ao conector do Power BI para o Microsoft Flow.
Agora podemos acionar atualizações de conjuntos de dados com base em centenas de gatilhos do Flow. Seja o gatilho baseado em alterações em itens da sua lista do SharePoint, atualizações em um arquivo do Excel no OneDrive ou no SharePoint Online ou em uma agenda complexa de dia e hora, há dezenas de casos de uso para essa ação.
Continue lendo para um tutorial completo sobre como usar a ação "Atualizar um conjunto de dados" para automatizar a atualização de um relatório do Power BI com base em alterações em uma lista do SharePoint. Ou acesse o Flow para experimentar você mesmo.
Tutorial:
Acionar atualização de conjunto de dados para listas do SharePoint ou arquivos do Excel do OneDrive com o Flow e o Power BI
Neste tutorial, criaremos um fluxo que aciona uma atualização do conjunto de dados sempre que itens em uma lista do SharePoint forem atualizados.
Considere um exemplo em que você é o administrador do escritório da Northwind Traders e recebeu a responsabilidade de garantir que o escritório esteja bem abastecido com materiais de escritório, monitorando o estoque, fazendo novos pedidos e mantendo o orçamento geral da equipe. Você pode ter um relatório parecido com este:
Além disso, imagine que vários funcionários da empresa tenham acesso a uma lista do SharePoint para relatar suprimentos que estão acabando em suas áreas do escritório:
Para garantir que você tenha uma visão precisa das suas solicitações de fornecimento e dos níveis de orçamento, todas as solicitações feitas nesta lista do SharePoint devem ser refletidas imediatamente no relatório. Em vez de ter que atualizar manualmente seu conjunto de dados sempre que você ou outra pessoa visualizar o relatório ou esperar até a próxima atualização agendada, você pode automatizar facilmente esse processo usando a nova ação de atualização de conjunto de dados no Flow.
Para começar, acesse Flow. Faça login, acesse Meus Fluxos, escolha + Novo e selecione + Automatizado – em branco no menu suspenso. Você deverá ver o seguinte:
Dê um nome ao seu Fluxo e selecione um gatilho do SharePoint, dependendo do seu caso de uso. Neste exemplo, como queremos que o Fluxo seja acionado quando uma nova linha for adicionada à lista, escolha Quando um item for criado ou modificado.
Em seguida, clique no botão + Nova etapa e digite "power bi" na caixa de pesquisa. Você verá uma lista de ações similar as abaixo:
Em seguida, escolha a nova ação Atualizar um conjunto de dados.
Agora, estamos na última etapa do Fluxo:
Selecione o nome do espaço de trabalho e, em seguida, o nome do conjunto de dados para o qual deseja acionar a atualização. No nosso caso, escolhemos o espaço de trabalho Northwind Traders e o conjunto de dados Northwind Budget Tracker.
E pronto! Selecione Salvar e certifique-se de que seu Fluxo esteja ativado. Agora, sempre que houver uma nova solicitação de fornecimento na lista do SharePoint, seu conjunto de dados do rastreador de orçamento será atualizado automaticamente.
Voltando ao nosso exemplo de controle de orçamento para a Northwind Traders, se houver uma nova solicitação feita à lista de Solicitações de Suprimentos do SharePoint que exceda o orçamento:
Seu fluxo será acionado e o conjunto de dados será atualizado automaticamente. Considerando que essa pessoa fez um pedido de 500 monitores 4K, você certamente saberá quando estiver sem orçamento na próxima vez que acessar o relatório de acompanhamento de orçamento e suprimentos da Northwind:
Próximos passos
Experimente o recurso! Acesse o Flow e use a nova ação de atualização para automatizar suas atualizações.
Os limites existentes para atualizações se aplicam à execução da ação de atualização do conjunto de dados no Microsoft Flow. Para conjuntos de dados em capacidade compartilhada usados pelo Power BI Pro, sua ação de atualização é limitada a oito atualizações por dia (incluindo atualizações executadas por meio da Atualização Agendada). Em capacidades Premium, não há limitação quanto ao número de atualizações por dia, embora você esteja limitado pelos recursos disponíveis em sua capacidade. Se não houver recursos suficientes, a execução da atualização poderá ser limitada até que a carga seja reduzida. Se essa limitação exceder 1 hora, a atualização falhará.
Tem algum feedback? Tem alguma ideia de outra maneira de conectar o Power BI ao Flow? Adoraríamos saber! Deixe um comentário abaixo ou nos fóruns da comunidade do Power BI.
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