Para algumas pastas de trabalho do MS Excel salvas nos Serviços do MS Excel, todos os dados são armazenados na pasta de trabalho. Para atualizar os dados nos Serviços do MS Excel, é necessário salvar novamente a pasta de trabalho do MS Excel em questão.
Para outras pastas de trabalho, existem uma ou mais conexões com fontes de dados externas, como um banco de dados ou um cubo OLAP. Essas conexões contém informações sobre como localizar, fazer logon, consultar e acessar a fonte de dados externa.
Embora as informações de conexão possam ser armazenadas na pasta de trabalho, elas são freqüentemente armazenadas em um arquivo Office Data Connection (.odc), especialmente quando os dados são compartilhados por vários usuários e as informações de conexão que precisam ser atualizadas.
O autor da pasta de trabalho ou um administrador pode criar as informações de conexão usando o MS Excel 2007 para criar a conexão e, em seguida, para exportar suas informações para um arquivo .odc.
Uma DCL (Biblioteca de Conexões de Dados) é uma biblioteca de documentos especial do SharePoint que pode ser definida como biblioteca de local seguro e que facilita o armazenamento, a proteção, o compartilhamento e o gerenciamento de arquivos .odc.
Por exemplo, talvez um administrador precise mover um banco de dados a partir de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acesse os dados. Com o uso de um arquivo .odc salvo em uma DCL, a administração dessas informações de conexão é muito mais fácil e o acesso do usuário aos dados é extremamente conveniente, já que todas as pastas de trabalho usam o mesmo arquivo de conexão e uma operação de atualização, seja no computador cliente ou servidor, resulta em alterações atualizadas nesse arquivo de conexão. Você pode até mesmo configurar o MS Office SharePoint Server e o computador cliente de um usuário de forma a detectar alterações automaticamente no arquivo de conexão e usar a versão mais atualizada desse arquivo.
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