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LOTUS NOTES DOMINO - Código de envio de emails
Com o Microsoft Office Access 2007 é mais fácil coletar dados de pessoas localizadas em qualquer lugar do globo, como membros de equipes de vendas, participantes de pesquisas ou contatos. O Office Access 2007 trabalha com o Microsoft Office Outlook 2007 para ajudá-lo a gerar e a enviar uma mensagem de email que inclua um formulário de entrada de dados. Quando os destinatários preenchem formulários e os enviam de volta a você, as respostas são processadas segundo as especificações fornecidas. Por exemplo, quando se opta por ter as respostas processadas automaticamente, o conteúdo do formulário é adicionado à tabela apropriada no banco de dados tão logo a resposta chegue à sua caixa de entrada. Esse novo recurso, o Assistente de Coleta de dados por meio de mensagens de email, pode economizar horas que seriam, do contrário, despendidas com a entrada de dados em nome dos usuários.
Quando usar a coleta de dados
A lista a seguir explora alguns cenários que podem utilizar esse novo recurso.
- Pesquisas Você pretende realizar uma pesquisa e compilar os resultados no Access. Crie primeiramente um banco de dados do Access contendo as tabelas necessárias para armazenamento dos resultados. Em seguida, use o assistente para gerar um formulário que inclua as perguntas (apresentadas como campos) e envie-as por email aos participantes da pesquisa. Quando os participantes responderem, suas respostas irão diretamente para a tabela que você especificou no banco de dados.
- Relatórios de Status Tratando-se dos últimos níveis de inventário ou de informações atualizadas de problemas pendentes, sua equipe envia-lhe mensagens de email que contêm as informações atuais, em intervalos regulares, para mantê-lo atualizado.
- Gerenciamento de eventos Quando um evento é organizado, como conferência ou treinamento, é possível enviar um ou mais formulários como uma mensagem de email, visando reunir informações de contato, preferências de viagens e de hotel, entre outros. Se você preferir que as respostas sejam processadas automaticamente, os participantes poderão alterar suas preferências a qualquer momento sem ter que notificá-lo, e você sempre terá acesso aos dados mais recentes para fins de tomada de decisão.
Para facilitar a geração e envio do formulário de entrada de dados como mensagem de email, use o Assistente de Coleta de dados por meio de mensagens de email para percorrer todas as etapas principais do processo, especificando inclusive como as respostas são processadas quando chegam na caixa de entrada.
Antes de começar
Se esta é a primeira vez que você coleta dados por meio de mensagens de email, execute as etapas a seguir para assegurar a realização bem-sucedida do processo de coleta de dados.
- Certifique-se de ter instalado os seguintes aplicativos em seu computador:
- Office Access 2007 O Assistente de Coleta de dados por meio de mensagens de email só está disponível no Office Access 2007.
- Office Outlook 2007 É preciso que o Office Outlook 2007 esteja instalado e configurado no computador a ser usado para envio das mensagens de email. Se o Outlook estiver instalado, porém ainda não configurado, inicie o Outlook e siga as instruções do Assistente de Configuração do Outlook. Para obter ajuda quanto ao assistente, consulte a Ajuda do Outlook.
- Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Ao gerar o formulário de entrada de dados, é possível optar entre um formulário simples em formato HTML e um formulário de fácil utilização gerado pelo InfoPath. Caso o Office InfoPath 2007 ou versão posterior não esteja instalado no computador, ou se você não estiver certo de que todos os destinatários da mensagem terão o Office InfoPath 2007 ou posterior instalado, escolha o formato HTML.
OBSERVAÇÃOTenha em mente que o formulário usado na coleta de dados por mensagens de email não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial para você, com base na opção feita entre os formatos HTML ou InfoPath.
- Certifique-se de que os usuários que receberão a mensagem de email tenham os aplicativos a seguir instalados no computador. Sem o software de pré-requisito, os usuários não poderão exibir nem editar o formulário.
- Cliente de email que ofereça suporte ao formato HTML Se você enviar um formulário HTML, o destinatário deverá ter um programa de email que ofereça suporte a HTML.
- Office Outlook 2007 e Office InfoPath 2007 (ambos opcionais) Se você enviar um formulário do InfoPath, o destinatário deve ter tanto o Office Outlook 2007 quanto o Office InfoPath 2007 instalados para exibir e editar o formulário.
- Identifique o banco de dados de destino. O banco de dados pode estar no formato .mdb ou .accdb. Além disso, arquivos .mde e .accde também têm suporte.
Se você não deseja usar um banco de dados existente, é preciso criar um novo.
- Identifique ou crie as tabelas para serem preenchidas com dados mediante as respostas do usuário à sua mensagem. Ao coletar dados de tabelas existentes, assegure-se de que as tabelas não sejam somente leitura, e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo dessas tabelas.
OBSERVAÇÕES
- Campos dos seguintes tipos de dados não podem ser coletados usando-se mensagens de email:
- Anexo
- AutoNumeração
- Campos de valores múltiplos
- OLE
- Se a operação de coleta de dados preencher duas ou mais tabelas, você deverá criar uma consulta seleção e usá-la como a fonte de registro do formulário. Certifique-se de que a consulta inclua todos os campos necessários das tabelas base. Se você estiver usando uma consulta existente, assegure-se de que a consulta não seja somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo.
- Na maioria dos casos, será possível decidir entre armazenar os dados coletados como novos registros, ou usar os dados para atualizar os registros existentes. Nas situações a seguir, você só poderá armazenar os dados como novos registros:
- Você coleta dados para preencher duas ou mais tabelas.
- A tabela base não tem um campo de chave primária. Valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registro existente. Se sua tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o neste momento, ou atribua um campo existente com valores exclusivos como chave primária.
- A tabela base não tem nenhum registro. Se a tabela estiver vazia, o assistente assumirá que você deseja adicionar registros.
- Os endereços de email dos destinatários não são armazenados como campo no banco de dados. Ao coletar dados para atualizar registros, você não poderá digitar manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereço deve estar na tabela de destino ou em uma tabela que tenha relação com a tabela de destino. Por exemplo, se você estiver coletando dados para atualizar a tabela Pedidos, os endereços devem ser armazenados como campo tanto na tabela Pedidos como na tabela relacionada (ou seja, tabela Clientes).
Avançando pelo assistente
Agora estamos prontos para executar o assistente que apóia a configuração do processo de coleta de dados.
INICIAR O ASSISTENTE
- Abra o banco de dados de destino.
- Para preencher uma única tabela, selecione a tabela no Painel de Navegação. Para preencher duas ou mais tabelas relacionadas, selecione a consulta que se acopla a essas tabelas.
- Realize um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:
- Na guia Dados Externos, no grupo Coletar Dados, clique em Criar Email.
- Clique com o botão direito do mouse na tabela ou consulta e, em seguida, clique em Coletar e Atualizar Dados via Email.
Se a tabela não tiver nenhum campo, ou tiver campos apenas dos tipos AutoNumeração, Objeto OLE, Anexo, ou pesquisa multivalorada, o Access exibe a mensagem A tabela ou consulta selecionada não tem nenhum por email..
Se a tabela contiver campos que ofereçam suporte à coleta de dados, o assistente é iniciado. A primeira página do assistente exibe as etapas principais do processo. Se a tabela de destino oferecer suporte à adição e atualização de dados, realize as seis principais etapas do assistente:
Se o objeto oferecer suporte apenas à adição de registros, cinco etapas principais serão executadas:
- Clique em Avançar.
O assistente solicita que você selecione o tipo de formulário a ser criado.
ESCOLHER O TIPO FORMULÁRIO DE ENTRADA DE DADOS
Nesta etapa, é preciso optar entre criar um formulário HTML ou um formulário do InfoPath. Como mencionado anteriormente neste artigo, um formulário do Access não pode ser usado para coleta de dados por meio de mensagens de email — ou se utiliza um formulário HTML ou um formulário do InfoPath criados no assistente.
Se o InfoPath não estiver instalado no computador, a opção de Formulário do Microsoft Office InfoPath estará disponível.
O tipo de formulário criado depende de dois fatores — facilidade de uso e de todos os destinatários terem o software necessário instalado em seus computadores. Um formulário do InfoPath é muito mais fácil de usar, porém um formulário HTML envolve menos requisitos de software.
Um formulário do InfoPath oferece um ambiente mais apropriado à entrada de dados para edição. Além disso, um formulário do InfoPath pode executar a validação preliminar de dados quando o usuário clica no botão Enviar, que lhe dá a oportunidade de corrigir os dados incorretos antes do envio da resposta para você.
Para resumir, um formulário do InfoPath tem várias vantagens sobre um formulário HTML, mas formulários HTML podem ser exibidos e editados por qualquer usuário cujo cliente de email ofereça suporte a HTML.
- No assistente, selecione a opção formulário do Microsoft Office InfoPath somente se todos os destinatários tiverem o Office InfoPath 2007 e o Office Outlook 2007 instalados. Do contrário, selecione a opção formulário HTML.
- Clique em Avançar.
A página do assistente exibida em seguida depende de o objeto de destino oferecer suporte à atualização de dados. Se o objeto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, ou quando se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou que não contém nenhum registro, o assistente assume que você deseja adicionar novos registros, e solicita a seleção dos campos do formulário. Em todos os demais casos, o assistente solicita que você especifique se deseja adicionar ou atualizar dados antes de lhe pedir que selecione os campos do formulário.
Se o assistente solicitar a seleção de campos do formulário, salte diretamente para a seção Selecionar campos de formulário deste artigo.
ESPECIFICAR O QUE DESEJA FAZER COM OS DADOS
Nesta etapa, especifique se deseja adicionar novos registros ao banco de dados ou atualizar registros existentes.
O tipo de formulário que se utiliza afeta o número de novos registros que o destinatário pode enviar-lhe em uma única resposta. Quando os dados são atualizados, o número de registros que precisam ser atualizados pelo destinatário identifica o número de formulários preenchidos antecipadamente a serem incluídos em uma mensagem. A tabela a seguir resume os vários cenários:
TIPO DE FORMULÁRIO ADICIONAR OU ATUALIZAR RESULTADO HTML Adicionar Os destinatários poderão enviar-lhe não mais que um novo registro por cada resposta. InfoPath Adicionar HTML Atualizar Cada mensagem de email incluirá um ou mais formulários preenchidos antecipadamente, dependendo do número de registros que correspondam a um único endereço de email. O destinatário poderá examinar e atualizar cada um dos formulários da mensagem. InfoPath Atualizar
É importante observar que, se a meta for a adição de novos registros, será possível digitar endereços de email na caixa de endereço da mensagem quando ela for criada. Contudo, se a meta for atualizar dados existentes, os endereços de email dos destinatários deverão ser armazenados como um campo na tabela ou consulta base, ou em uma tabela relacionada.
- Clique em Avançar.
O assistente solicita que você selecione os campos a serem incluídos no formulário.
SELECIONAR OS CAMPOS DO FORMULÁRIO
Nessa etapa, escolha os campos a serem incluídos no formulário.
Em geral não é necessário incluir no formulário todos os campos que existem na tabela ou consulta base. No entanto, há duas exceções:
- Campos obrigatórios Quando novos registros são coletados, o assistente inclui automaticamente todos os campos cuja propriedade Obrigatório estiver configurada como Sim. Se algum campo obrigatório de registro estiver vazio, o Access falhará em adicionar o registro à tabela.
- Tipos de campos sem suporte Você não poderá incluir determinados campos no formulário. O assistente não oferece suporte a: numeração automática, anexo, objeto OLE ou campos de pesquisa de valores múltiplos. Os campos desses tipos não são exibidos na lista de Campos na tabela ou Campos na consulta do assistente. Os campos de numeração automática da tabela serão preenchidos automaticamente quando novos registros forem adicionados. Será preciso preencher os campos de objeto OLE, de anexo e de campos de pesquisa de valores múltiplos nos modos folha de dados e formulário, uma vez que o processo de coleta de dados não pode adicionar esses valores.
- Campo de chave primária A tabela a seguir resume os momentos em que um campo de chave primária pode ser incluído em um formulário:
FINALIDADE DA COLETA DE DADOS TIPO DE DADOS INCLUIR EM FORMULÁRIO? Adicionar AutoNumeração Não. O valor da chave primária será gerado automaticamente quando o registro for adicionado à tabela. Adicionar Não AutoNumerar Sim. O usuário poderá inserir um valor no campo ao adicionar registros. A resposta não será processada se o valor especificado já estiver em uso. Atualizar AutoNumerar ou Não AutoNumerar Não. O valor da chave primária não pode ser editado no formulário. Esse campo é usado para mapear cada resposta a um registro existente.
- Na lista Campos na tabela ou Campos na consulta, clique duas vezes nos campos que desejar. Para incluir todos os campos, clique em >>.
- Use os botões de seta para cima e para baixo para reorganizar os campos na lista Campos a serem incluídos na mensagem de email.
- Para todo campo incluído, em Propriedades de Campo, especifique uma legenda. Clique em Somente leitura se você estiver atualizando dados e desejar exibir o campo para benefício do usuário mas não quiser que o usuário altere os dados. O campo aparece na mensagem de email com a legenda Este campo é somente leitura. Este recurso é mais útil se o usuário estiver atualizando dados existentes.
- Clique em Avançar.
O assistente solicita que você especifique como deseja que as respostas sejam processadas.
ESPECIFICAR COMO DESEJA PROCESSAR OS DADOS
Nesta etapa você toma uma decisão muito importante relacionada a como deseja que as respostas sejam processadas — automática ou manualmente. Observe que o processamento manual neste contexto não implica na entrada cansativa de dados nos modos Folha de Dados e Formulário. Significa apenas que você inicia manualmente a operação de exportação para transferir os dados coletados para a tabela de destino.
PROCESSAMENTO AUTOMÁTICO
Se você optar por ter as respostas processadas automaticamente, quando as respostas chegarem à sua caixa de email o Outlook e o Access trabalharão em conjunto para exportar o conteúdo do formulário de cada uma das respostas para as tabelas de destino do banco de dados.
O processamento automático pode economizar tempo e esforço consideráveis para você. As respostas são exportadas com êxito desde que as condições a seguir sejam atendidas no momento em que as respostas chegarem à caixa de email:
- O Outlook já deve estar em execução no computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento terá início da próxima vez que você o iniciar Outlook.
- O Access deve estar instalado no computador.
- O banco de dados não deve ser protegido por senha e não deve ser aberto em modo Exclusivo. O nome ou local do banco de dados não deve ter sido alterado desde o envio da mensagem de email.
- Os nomes de tabelas e consultas, e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde o envio da mensagem de email.
- Você deve ter as permissões necessárias para poder adicionar ou atualizar conteúdos das tabelas e consultas base.
Se uma ou mais dentre essas condições não forem satisfeitas, o processamento automático falhará. Se o processamento falhar, tente corrigir esses problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que tiverem falhado. Todas as respostas que chegam à sua caixa de entrada após a resolução dos problemas continuarão a ser processadas automaticamente.
Permitindo somente atualizações em dados
Se você estiver atualizando dados e marcar a caixa de seleção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados à, a caixa de seleçãoPermitir somente atualizações em dados existentes torna-se disponível. Marque a caixa de seleção se você não desejar que o usuário possa enviar novos registros. Se você estiver somente adicionando novos dados, a caixa de seleçãoSó permitir atualizações de dados existentes não estará visível.
PROCESSAMENTO MANUAL
Para controlar quando e quais respostas serão processadas, desmarque a caixa de seleção Processar respostas e adicionar dados automaticamente a. Nesse caso, as respostas chegam à caixa de entrada, porém não são transferidas para o banco de dados. Selecione manualmente e clique com o botão direito do mouse em todas as respostas do Outlook. Em seguida, clique em Exportar dados para o Microsoft Access, no menu de atalho, para preencher o banco de dados.
Talvez seja necessário processar manualmente também as respostas que falharam no processamento automático. Após resolver o problema que causou a falha, exporte manualmente cada uma das respostas existentes.
Lembre-se do seguinte antes de iniciar a operação de exportação:
- O Office Access 2007 deve estar instalado no computador.
- Se o banco de dados for protegido por senha, você será solicitado a inserir a senha ao iniciar a operação de exportação. Além disso, o banco de dados deve ser aberto em modo exclusivo, e o nome ou local do banco de dados não deve ter sido alterado desde o envio da mensagem de email.
- Os nomes das tabelas e consultas, e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde o envio da mensagem de email.
- É preciso ter as permissões exigidas para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas base.
ESPECIFICAR OPÇÕES ADICIONAIS DE PROCESSAMENTO
- Na página Especifique como deseja que as respostas sejam processadas, do assistente, reveja o nome da pasta do Outlook na qual as respostas serão armazenadas. Para especificar uma pasta diferente para as respostas a essa solicitação de coleta de dados, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta, selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta. Clique em OK e, em seguida, alterne de volta para o Access.
- Clique em Configurar propriedades de controle para o processamento automático de respostas para exibir a caixa de diálogo Coletando Dados Usando Opções de Email.
Use esta caixa de diálogo para especificar como você deseja que as respostas sejam processadas. Se você desejar processar manualmente as respostas, ignore a próxima etapa.
- Na caixa de diálogo Coletando Dados Usando Opções de Email, examine e, se necessário, altere as configurações de acordo com uma das opções seguintes; em seguida, clique em OK:
- Descartar respostas de pessoas a quem a mensagem não foi enviada Marque essa caixa de seleção se desejar que apenas as respostas enviadas pelos destinatários originais da mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.
- Aceitar várias respostas de cada destinatário Um destinatário pode enviar várias respostas. Marque essa caixa de seleção para que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda resposta e as respostas subseqüentes são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.
OBSERVAÇÃO
Essa configuração controla apenas o número de respostas, e não o número de registros processados dentro de uma única resposta. Em outras palavras, se você enviar um formulário do InfoPath, o usuário poderá enviar vários registros em uma única resposta, e o Access processará automaticamente todos os registros da resposta, ainda que esta caixa de seleção não esteja marcada.
- Só permitir atualizações de dados existentes Quando os destinatários usam o formulário do InfoPath para atualizar dados, eles podem enviar novos registros além de atualizações de registros existentes. Marque esta caixa de seleção para processar apenas as atualizações de registros existentes.
- Número de respostas a serem processadas Insira o número total de respostas (de todos os destinatários) a serem processadas automaticamente. Para que todas as respostas sejam processadas automaticamente, insira um valor alto, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após esse valor ser alcançado são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.
- Data e hora de parar Especifique quando o processamento automático de respostas deve ser interrompido com relação à mensagem de email. As respostas recebidas após essa data e hora são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.
OBSERVAÇÃO
Para alterar essas opções em um momento posterior, na guiaDados Externos, no grupo Coletar Dados, clique em Gerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados, selecione a mensagem cujas configurações serão alteradas e, em seguida, clique emOpções de Mensagem. As alterações feitas na caixa de diálogo afetarão todas as respostas subseqüentes que você receber com relação a essa mensagem.
- Clique em OK e, em seguida, clique em Fechar.
A próxima etapa depende de se estar adicionando ou atualizando dados. Para adicionar novos registros, passe à próxima seção. Para coletar dados e atualizar registros existentes, salte para a seção Especificar campo de endereço de email.
OPTAR PELA FORMA DE ESPECIFICAÇÃO DOS ENDEREÇOS DE EMAIL DOS DESTINATÁRIOS
Se você estiver coletando novas informações somente, pode especificar os endereços de email de duas maneiras:
- Digite os endereços individualmente na mensagem de email que é gerada pelo assistente, ou selecione os endereços em um catálogo de endereços.
- Use um campo do banco de dados atual que contenha endereços de email. O campo deve constar na tabela ou consulta base, ou em uma tabela relacionada.
Quando você coleta dados para atualizar registros existentes, esta caixa de diálogo não é exibida porque, neste caso, os endereços de email dos destinatários devem ser disponibilizados como um campo do banco de dados.
- No assistente, selecione a opção desejada.
- Clique em Avançar.
Se optar por inserir você mesmo os endereços de email, vá até a seçãoPersonalizar a mensagem de email. Se optar por usar um campo no banco de dados, passe à próxima seção.
ESPECIFICAR O CAMPO DE ENDEREÇO DE EMAIL
Nesta etapa, especifique o campo que contém os endereços de email dos destinatários.
- Se o campo estiver na tabela ou consulta atual, selecione A tabela ou consulta atual, selecione o campo da lista suspensa e clique emAvançar.
- Se o campo que contém os endereços de email dos destinatários não estiver na tabela ou consulta atual, use o seguinte procedimento:
- Selecione Uma tabela associada.
- Na lista suspensa, selecione o campo na tabela atual que a une à tabela que contém os endereços. Geralmente é um campo Código.
- Execute uma das ações a seguir:
- Se o campo que você selecionar estiver associado a somente uma tabela, uma lista suspensa adicional é exibida. Selecione o campo que contém os endereços de email.
- Se o campo que você selecionar estiver associado a mais de uma tabela, duas listas suspensas adicionais são exibidas. Na primeira lista, selecione a tabela que contém os endereços de email. Na segunda lista, selecione o campo.
- Clique em Avançar.
Tabelas associadas são as que possuem relações definidas entre elas. Para exibir ou editar as relações no seu banco de dados:
Para obter mais informações sobre relações, consulte os artigos Guia para relações de tabelas ou Criar, editar ou excluir uma relação.
Quando você opta pelo uso de um campo de endereço, não é possível visualizar ou personalizar a mensagem de email no Outlook. Em vez disso, faça isso no assistente. Na próxima etapa, o assistente exibirá o assunto e corpo da mensagem padrão da mensagem, e você terá a oportunidade de personalizá-los.
PERSONALIZAR A MENSAGEM DE EMAIL
Nesta etapa, examine os componentes da mensagem e faça as alterações necessárias.
- Nos campos Tópico e Introdução, faça as alterações desejadas.
- Se você optou por usar endereços de email armazenados em um campo do banco de dados, há uma opção adicional que pode ser feita nesta página. Em Adicionar os endereços de email dos destinatários no(a):, selecione uma das opções. Independentemente da opção selecionada, os usuários receberão a mensagem de email. Se você optou por inserir os endereços de email no Microsoft Office Outlook, essa opção não estará disponível.
- Clique em Avançar.
CRIAR E ENVIAR MENSAGENS DE EMAIL
O assistente exibe uma página informando que agora você pode criar a mensagem e exibe também como você pode ver o status do email usando o comando Gerenciar Respostas.
Algumas mensagens de aviso podem ser exibidas nesta página. A tabela a seguir descreve cada aviso e a ação que pode ser executada para resolvê-lo.
AVISO DESCRIÇÃO RESOLUÇÃO Alguns registros não contêm endereço válido no campo de endereço de email especificado. Nenhum dado será retornado com relação a essas linhas. O campo de endereço de email selecionado contém valores nulos. Para coletar dados de todos os registros, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de email. Em seguida, reinicie novamente o assistente. Você conta atualmente com um bloqueio exclusivo no banco de dados, e o processamento automático falhará até que esse bloqueio seja eliminado. O banco de dados está aberto atualmente em modo exclusivo. Se você optar pelo processamento automático das respostas, ocorrerá falha no processamento porque o Access não pode adicionar nem atualizar banco de dados com bloqueio exclusivo. Feche e abra novamente o banco de dados em modo não-exclusivo, imediatamente após enviar a mensagem. As mensagens de email podem conter dados que sejam de natureza confidencial ou oficial. Você está coletando dados para atualizar registros existentes, e o formulário que está prestes a enviar será preenchido antecipadamente com dados existentes. Se alguns campos do formulário incluírem dados confidenciais, retorne à etapa do assistente onde os campos foram selecionados e remova os campos que contenham dados confidenciais do formulário.
As próximas etapas dependem de você mesmo especificar os endereços de email, ou de utilizar endereços armazenados em uma tabela do banco de dados.
Se optar por especificar os endereços na mensagem de email do Outlook
Nesse caso, insira os endereços de email no Outlook, e você poderá visualizar e personalizar a mensagem antes de clicar no botão Enviar.
Uma mensagem do Outlook, contendo o formulário de entrada de dados, é exibida. O corpo da mensagem inclui uma breve introdução e um formulário que contém controles e dicas. É altamente recomendável não fazer alterações no corpo da mensagem. Se a estrutura do formulário for alterada, a resposta pode falhar ao ser processada.
- Nas caixas de texto Para, Cc ou Cco, digite os endereços de email dos destinatários. É possível também clicar nos botões Para, Cc ou Cco e selecionar endereços de um catálogo de endereços.
- Clique em Enviar.
Caso você opte por usar um campo de endereço armazenado no banco de dados
Nesse caso, você já visualizou e personalizou a mensagem. Neste momento, filtre o campo de endereço de email para poder selecionar os endereços dos usuários aos quais a mensagem será enviada.
- Clique em Avançar para exibir a página Enviar a mensagem de email aos destinatários.
- Selecione os endereços de email a serem usados, marcando as caixas de seleção correspondentes.
- Clique em Enviar.
Se alguns valores do campo de endereço não forem endereços de email válidos, uma caixa de diálogo listando os endereços inválidos será exibida. Nesse caso, anote os endereços na lista, clique em Sair, verifique os endereços e tente enviar a mensagem novamente. Para obter mais informações sobre o reenvio de mensagens, consulte a seção Reenviando uma mensagem de email de coleta de dados.
Neste momento você concluiu a maior parte do trabalho envolvido na coleta de dados por meio de mensagens de email. Se você tiver escolhido que as mensagens sejam processadas automaticamente, e se não ocorrerem erros, os dados serão ser transferidos para o banco de dados de destino sem necessidade de nenhuma outra ação de sua parte.
Por outro lado, se você tiver optado pelo processamento manual das respostas, ou se ocorrerem erros, ainda haverá uma medida a ser tomada. Consulte a próxima seção para obter mais informações sobre o processamento manual de respostas, solução de problemas e gerenciamento geral de mensagens e respostas de coleta de dados.
Após enviar a mensagem de email
Para responder à mensagem de email, cada destinatário clica em Responder, preenche as informações solicitadas no formulário e, em seguida, clica emEnviar. A seção informa como exibir as respostas e o que fazer se alguma delas não tiver sido processada corretamente.
Nesta seção
É igualmente possível localizar links para obter mais informações sobre o gerenciamento de respostas e a alteração das opções de mensagem na seçãoConsulte Também.
EXIBINDO RESPOSTAS
Independentemente do modo de processamento de respostas escolhido, você talvez esteja interessado em descobrir quem respondeu à sua mensagem, e pode também desejar abrir manualmente as respostas. Para exibir as respostas, faça o seguinte:
- Alterne para o Outlook e depois navegue até a pasta designada para armazenamento das respostas de coletas de dados.
DICASe não se recordar do nome da pasta, na guia Dados Externos, no grupoColetar Dados, clique em Gerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados, você encontrará o nome da pasta na colunaPasta do Outlook, na linha correspondente à mensagem cujas respostas você deseja exibir.
- Para abrir uma resposta no Outlook, clique duas vezes nela. Você verá o formulário conforme preenchido pelo remetente.
O Access não processa respostas para uma mensagem de resposta original. Assim, se você constatar que um ou mais formulários de remetentes estão vazios, incompletos ou não preenchidos adequadamente, reenvie a mensagem de email original a esses usuários, em vez de usar o comando Responder.
Da mesma forma, para enviar a solicitação a mais pessoas, você deve reenviar a mensagem original, em vez de encaminhá-la. Consulte a seção Reenviando uma mensagem de email de coleta de dados para obter mais informações.
VERIFICANDO E SOLUCIONANDO PROBLEMAS DO PROCESSAMENTO AUTOMÁTICO DE RESPOSTAS
Se você optou por ter as respostas processadas automaticamente, faça o seguinte para assegurar que as respostas sejam processadas da maneira correta:
- Com relação a cada uma das respostas, examine os valores nas colunasSinalizador de Acompanhamento, Status da Coleta de Dados eCategorias.
DICASe as colunas Sinalizador de Acompanhamento, Status da Coleta de Dados e Categorias não aparecerem em seu modo de exibição, adicione-as usando o Selecionador de Campo. Clique como botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Selecionador de Campo. Na caixa de diálogo Selecionador de Campo, arraste cada campo e solte-o à direita ou à esquerda de um cabeçalho de coluna existente.
Na pasta do Outlook, se o Sinalizador de Acompanhamento estiver configurado como Operação de Coleta de Dados executada com êxito, a coluna Status da Coleta de Dados estiver vazia, e se houver um indicador verde na colunaCategorias, a resposta foi processada com sucesso.
- Além disso, você talvez prefira examinar o conteúdo das tabelas de destino para se certificar de que os dados coletados sejam armazenados como novos registros ou como atualizações de registros existentes.
Se suspeitar de que uma resposta não foi processada automaticamente, confirme se todas as condições necessárias ao processamento foram atendidas. Consulte a seção Processamento automático, já apresentada neste artigo. Em seguida, tente as sugestões apresentadas na tabela que se segue. A maior parte das sugestões requer a correção do problema e a exportação manual da resposta, em seguida. Para obter ajuda quanto à exportação manual, consulte a próxima seção, Processamento manual de respostas e solução de erros.
PROBLEMA CAUSA RESOLUÇÃO Há uma resposta na pasta do Outlook, porém não processada. A coluna Status da Coleta de Dados exibe aMensagem não processada. Respondi uma de minhas mensagens que, no entanto, não foi processada. Responder mensagens próprias envolve um procedimento ligeiramente diverso. Em vez de preencher o formulário na mensagem recebida, preencha o formulário que consta na mensagem enviada localizada na pasta Itens Enviados. Navegue até a pasta Itens Enviados e, em seguida, abra a mensagem. Clique em Responder, preencha o formulário e, depois, clique em Enviar. Uma resposta não vai para a pasta correta. O banco de dados foi movido para um outro local; foi renomeado, excluído ou tornou-se corrompido. Restaure o banco de dados ao local original e exporte manualmente a resposta. O banco de dados é aberto em modo exclusivo, e alterações não podem ser feitas nele até que o bloqueio exclusivo seja liberado. Solicite ao usuário que está com o banco de dados aberto em modo exclusivo que feche e abra o banco de dados em modo normal. Em seguida, tente exportar manualmente a resposta. O banco de dados de destino é protegido por senha. O processamento automático falhará se o banco de dados exigir uma senha. Exporte manualmente a resposta. Para que as futuras respostas sejam processadas automaticamente, remova a proteção por senha do banco de dados. A coluna Status da Coleta de Dados exibe uma mensagem que indica a ausência de uma tabela, consulta ou campo. A tabela ou a consulta de destino foi excluída ou renomeada, ou a estrutura foi modificada de uma maneira que o conteúdo do formulário não pode ser adicionado às tabelas. Recrie as tabelas e consultas de destino, ou crie e envie uma nova mensagem de coleta de dados. Ou o formulário da resposta está corrompido ou alguém (o destinatário ou remetente) modificou o formulário. As informações necessárias ao mapeamento da resposta para o registro existente que precisa ser atualizado estão faltando. É necessário sincronizar as configurações de mensagem com o Outlook. No Access, na guia Dados Externos, no grupo Coletar Dados, clique em Gerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Respostas, selecione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, o Access exibe uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as configurações e, em seguida, feche a caixa de diálogo. Alterne de volta para o Outlook e tente exportar manualmente a resposta. Um campo cuja propriedade Indexadoestá definida como Sim (Duplicação Não Autorizada) não pode conter valores duplicados. Se o valor atribuído ao campo do formulário já existir no campo correspondente da tabela, a operação falhará. Solicite ao destinatário que envie uma outra resposta com um valor diferente no campo do formulário. O formulário inclui um campo obrigatório que pesquisa valores, porém o usuário não especificou um valor para o campo, ou a propriedade do campoLimitarAUmaListaestá definida comoSim, porém o usuário especificou um valor que não consta na lista. Solicite ao destinatário o reenvio da resposta após o preenchimento de todos os campos, ou preencha e salve o formulário você mesmo; em seguida, tente exportar novamente. A coluna Status da Coleta de Dados exibe uma mensagem que indica que o valor especificado no campo do formulário não é válido. O destinatário inseriu dados inválidos em um ou mais campos. Solicite ao destinatário o reenvio da resposta após o preenchimento de todos os campos, ou preencha e salve o formulário você mesmo; em seguida, tente exportar novamente. O destinatário não preencheu o formulário. Solicite ao destinatário que envie uma outra resposta após preencher o formulário.
PROCESSANDO RESPOSTAS MANUALMENTE E SOLUCIONANDO ERROS
O processamento manual de uma resposta envolve iniciar a operação de exportação no Outlook.
Só é possível exportar uma resposta por vez. Evite respostas cuja coluna Status da Coleta de Dados esteja definida como A coleta de dados por email foi realizada com êxito. Esses status indica que a resposta já foi processada com êxito. Respostas cuja coluna Status da Coleta de Dados está configurada comoMensagem não processada devem ser processadas manualmente. Uma resposta com uma mensagem de erro nessa coluna falhou ao ser processada automaticamente, e exigirá alguma solução antes que você possa exportá-la manualmente. Consulte a seção anterior, Verificando e solucionando problemas do processamento automático de respostas, para obter ajuda com relação à solução de problemas.
- No Outlook, clique com o botão direito do mouse na resposta a ser processada manualmente.
- Clique em Exportar dados para o Microsoft Office Access.
- Na caixa de diálogo Exportar dados para o Microsoft Access, examine os detalhes da resposta e clique em OK para exportar.
Se a operação de exportação obtiver êxito, você verá a mensagem Dados exportados com êxito para o banco de dados. Se a operação falhar, você verá a mensagem Impossível importar dados em função de erros, seguida da descrição dos problemas que causaram a falha. A tabela a seguir lista os problemas que podem causar falha da operação de exportação:
PROBLEMA CAUSA RESOLUÇÃO Quando clico como botão direito do mouse na resposta, o comandoExportar dados para o Microsoft Access não é exibido. A mensagem selecionada não é uma resposta de coleta de dados válida. Exclua as mensagens que não consistem em respostas a coleta de dados da pasta designada. Uma resposta não vai para a pasta correta. O banco de dados foi movido para um outro local; foi renomeado, excluído ou tornou-se corrompido. Restaure o banco de dados ao local original e, em seguida, tente novamente. O banco de dados é aberto de modo exclusivo, e alterações não podem ser feitas nele até que o bloqueio exclusivo seja liberado. Solicite ao usuário que está com o banco de dados aberto em modo exclusivo que feche e abra o banco de dados em modo normal. Em seguida, tente exportar manualmente a resposta. A tabela ou consulta de destino foi excluída ou renomeada, ou sua estrutura foi modificada de forma que o conteúdo do formulário não pode ser adicionado às tabelas. Crie as tabelas e consultas de destino que estão ausentes, ou crie e envie uma nova mensagem de coleta de dados. Ou o formulário está corrompido ou alguém (o destinatário ou remetente) modificou o formulário. As informações necessárias ao mapeamento da resposta para o registro existente que precisa ser atualizado estão faltando. É preciso sincronizar as configurações de mensagem com o Outlook. No Access, na guia Dados Externos, no grupo Coletar Dados, clique emGerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Respostas, selecione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, o Access exibe uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as configurações e, em seguida, feche a caixa de diálogo. Alterne de volta para o Outlook e tente exportar manualmente a resposta. Um campo cuja propriedade Indexadoestá definida como Sim (Duplicação Não Autorizada) não pode conter valores duplicados. Se o valor atribuído ao campo do formulário já existir no campo correspondente da tabela, a operação falhará. Solicite ao destinatário que envie uma outra resposta com um valor diferente no campo do formulário. O formulário inclui um campo solicitado que pesquisa valores, porém o usuário não especificou um valor para o campo, ou a propriedade do campoLimitarAUmaListaestá definida comoSim, porém o usuário especificou um valor que não consta na lista. Solicite ao destinatário o reenvio da resposta após o preenchimento de todos os campos, ou preencha e salve o formulário você mesmo; em seguida, tente exportar novamente. O destinatário inseriu dados inválidos em um ou mais campos. Solicite ao destinatário o reenvio da resposta após o preenchimento de todos os campos, ou preencha e salve o formulário você mesmo; em seguida, tente exportar novamente. O destinatário não preencheu o formulário. Solicite ao destinatário que envie uma outra resposta após preencher o formulário.
Tente exportar a resposta até que a coluna Categorias exiba um quadrado verde.
REENVIANDO UMA MENSAGEM DE EMAIL DE COLETA DE DADOS
Para enviar a mensagem para mais usuários, ou se a mensagem original não atingiu alguns usuários em função de erros, tente reenviar a mensagem em vez de encaminhá-la.
A caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados é exibida.
- Na caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados, clique na mensagem a ser enviada novamente.
- Clique em Reenviar esta Mensagem de Email.
Este botão aparece esmaecido (indisponível) se as configurações de mensagem estiverem sincronizadas com o Outlook.
Clique na caixa de aviso em Detalhes da mensagem para sincronizar as configurações. Se o processo obtiver êxito, você verá a mensagemSincronização executada com êxito. Se você receber uma mensagem de erro, tente fechar e, em seguida, reabrir a caixa de diálogo.
Se o botão Reenviar esta Mensagem de Email estiver desativado- O Access realiza determinadas verificações — 123 como verificar se as tabelas e consultas de destino ainda existem; se ainda incluem todos os campos de formulários; se seus tipos de dados não se alteraram. Quando as verificações são bem-sucedidas, a página do assistente solicita que você especifique como deseja o processamento das respostas. Do contrário, será exibida uma mensagem que o instrui a recriar a mensagem de email.
- Prossiga no assistente, como fez quando enviou a mensagem pela primeira vez. As configurações podem ser diferentes das configurações da última vez.
Para enviar a mensagem de email a usuários diferentes, faça o seguinte:
- Especifique manualmente os endereços de email. (Observe que essa opção está disponível apenas quando você coleta dados para adicionar novos registros.)
- Escolha um campo de endereço de email diferente.
- Use o mesmo campo de endereço de email, porém, na última etapa, selecione apenas os endereços desejados.
Tags: Office, Access, Outlook, email, coleta, dados, InfoPath
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