KPI - Usando os Serviços do Excel com outros recursos de Inteligência Comercial

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Os Serviços do MS Excel fazem parte de um conjunto de recursos do MS Office SharePoint Server, chamado coletivamente de Inteligência Comercial, que um indivíduo, uma equipe ou uma empresa inteira pode usar. Esses recursos foram projetados para funcionar em conjunto e oferecem suporte ao desenvolvimento rápido e sólido de ferramentas personalizadas de tomada de decisões que podem acessar várias fontes de dados, em muitos casos sem o uso de códigos.

A Central de Relatórios

A Central de Relatórios fornece um local central para vários dados e objetos de Inteligência Comercial e contém bibliotecas de documentos especiais para o armazenamento de relatórios, listas, Web Parts, modelos de Páginas de Web Parts e arquivos .odc. Na Central de Relatórios, os usuários também podem procurar itens usando categorias, exibir um calendário de relatórios futuros e assinar relatórios que considerarem relevantes.

Por padrão, uma pasta de trabalho do MS Excel publicada e salva em uma biblioteca de documentos na Central de Relatórios é habilitada com um único clique para abertura no modo de exibição do navegador, o que é uma forma conveniente de visualizá-la sem adicioná-la a uma Página de Web Parts.

A Web Part de Lista de KPIs

A Web Part de Lista de KPIs obtém dados de listas do MS Office SharePoint, pastas de trabalho do MS Excel, do MS SQL Server 2005 Analysis Services ou de entradas de dados manuais e, em seguida, exibe um KPI, que consiste em uma sugestão visual que comunica o progresso feito em direção a uma meta mensurável. Com o uso de  KPIs, você pode visualizar respostas facilmente para as seguintes perguntas:

• Em que sentido estou adiantado ou atrasado?
• O quando estou adiantado ou atrasado?
• Qual é o mínimo concluído?

Os usuários podem até mesmo fazer uma busca detalhada nos itens de  KPI para ver os detalhes além da visualização.

Por exemplo, se o status de um  KPI for vermelho (indicando um problema), clicar nesse  KPI levará o usuário automaticamente a uma página de relatório que mostra qual é a tendência da PI ao longo do tempo, quais são os limites e que dados foram usados para determinar o status atual desse  KPI.

Cada área de uma empresa pode optar por controlar diferentes tipos de KPI, dependendo das metas corporativas que estão tentando alcançar.

Por exemplo, para melhorar a satisfação do cliente, um call center pode definir uma meta no sentido de atender um número específico de telefonemas em um período de tempo menor. Ou, o departamento de vendas pode usar KPIs para definir metas de desempenho, como o número de novos telefonemas de vendas feitos por mês.

Web Parts de Filtro e o botão Aplicar Filtro

Você pode usar as Web Parts de Filtro para exibir apenas o subconjunto de dados que deseja visualizar em outras Web Parts e, opcionalmente, o botão Aplicar Filtro para realizar a operação de filtro.

Por exemplo, uma fonte de dados pode conter um histórico de cinco anos de vários produtos referente a todo o país/região. Com o uso das Web Parts de Filtro e do botão Aplicar Filtro, você pode exibir dados pertinentes simultaneamente referentes apenas a uma região de vendas, um produto ou o ano atual em várias Web Parts do MS Excel Web Access.

O MS Office SharePoint Services possui várias Web Parts de Filtro diferentes que permitem inserir ou escolher um ou mais valores para alterar o conteúdo de uma ou mais Web Parts em uma página, de forma a exibir exatamente as informações necessárias.

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IRM - Serviços do MS Excel e Gerenciamento de Direitos de Informação

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) é uma forma de oferecer proteção de privacidade para um documento do Microsoft Office e de garantir que informações confidenciais apenas sejam exibidas pelas pessoas apropriadas.

Por exemplo, você pode informar dados financeiros em base trimestral apenas para membros selecionados de um comitê executivo um mês antes da publicação desses dados em um balanço financeiro, para que eles tenham tempo de preparar repostas de relações públicas e tomar decisões de negócios apropriadas.

O Windows SharePoint Services oferece suporte ao IRM em a uma biblioteca de documentos e a todos os documentos nessa biblioteca (independentemente de esses relatórios individuais estarem ou não habilitados com IRM). Após o carregamento do documento em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM, o documento em vigor torna-se habilitado para IRM.

Os Serviços do MS Excel não oferecem suporte ao carregamento de pastas de trabalho do MS Excel habilitadas com IRM e não carregará uma pasta de trabalho do MS Excel se ela estiver habilitada com IRM ou for proveniente de uma biblioteca de documentos habilitada com IRM. No entanto, se você quiser aproveitar os benefícios do IRM, poderá carregar uma pasta de trabalho do MS Excel sem IRM nos Serviços do MS Excel, abrir essa pasta como instantâneo e, então, salvar o instantâneo em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM.

MS Excel - Serviços do MS Excel - Conectando-se a dados de maneira segura

Para algumas pastas de trabalho do MS Excel salvas nos Serviços do MS Excel, todos os dados são armazenados na pasta de trabalho. Para atualizar os dados nos Serviços do MS Excel, é necessário salvar novamente a pasta de trabalho do MS Excel em questão.

Para outras pastas de trabalho, existem uma ou mais conexões com fontes de dados externas, como um banco de dados ou um cubo OLAP. Essas conexões contém informações sobre como localizar, fazer logon, consultar e acessar a fonte de dados externa.

Embora as informações de conexão possam ser armazenadas na pasta de trabalho, elas são freqüentemente armazenadas em um arquivo Office Data Connection (.odc), especialmente quando os dados são compartilhados por vários usuários e as informações de conexão que precisam ser atualizadas.

O autor da pasta de trabalho ou um administrador pode criar as informações de conexão usando o MS Excel 2007 para criar a conexão e, em seguida, para exportar suas informações para um arquivo .odc.

Uma DCL (Biblioteca de Conexões de Dados) é uma biblioteca de documentos especial do SharePoint que pode ser definida como biblioteca de local seguro e que facilita o armazenamento, a proteção, o compartilhamento e o gerenciamento de arquivos .odc.

Por exemplo, talvez um administrador precise mover um banco de dados a partir de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acesse os dados. Com o uso de um arquivo .odc salvo em uma DCL, a administração dessas informações de conexão é muito mais fácil e o acesso do usuário aos dados é extremamente conveniente, já que todas as pastas de trabalho usam o mesmo arquivo de conexão e uma operação de atualização, seja no computador cliente ou servidor, resulta em alterações atualizadas nesse arquivo de conexão. Você pode até mesmo configurar o MS Office SharePoint Server e o computador cliente de um usuário de forma a detectar alterações automaticamente no arquivo de conexão e usar a versão mais atualizada desse arquivo.

Aprenda mais: VBA - Visual Basic for Application
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Cenários dos Serviços do Excel - MS Excel Services Office

É óbvio que existem diversas formas de usar os Serviços do MS Excel, mas a lista representativa a seguir inclui cenários e exemplos para ajudar-nos a compreender melhor como podemos usá-los.

Painéis de inteligência comercial  Um comitê executivo tem acesso a vários painéis corporativos que atuam como um placar financeiro atualizado para a empresa. Para avaliar continuamente o desempenho, o painel principal resume KPIs (Indicadores Principais de Desempenho), como metas de vendas, receitas-alvo e margens de lucro, em uma base mensal. Painéis adicionais resumem notícias do mercado para ajudar a analisar o risco financeiro de projetos novos e atuais e para exibir gráficos de dados financeiros essenciais com o objetivo de ajudar a avaliar diferentes portfólios de investimentos.

Sistema de informações de análise de marketing  Um departamento de marketing de uma empresa que vende roupas e equipamentos atléticos mantém uma página de portal de informações que resume importantes dados demográficos, como idade, região, nível de renda e atividade de lazer preferencial. A maioria dos funcionários no departamento de marketing tem a opção de abrir pastas de trabalho do MS Excel no computador e fazer uma análise de hipóteses de todos os dados ou imprimir relatórios bem formatados. Ao longo do tempo, os usuários também podem adicionar relatórios facilmente para compartilhamento.

Estatísticas de jogadores esportivos profissionais  Uma importante equipe esportiva compartilha estatísticas passadas e presentes sobre o desempenho e os salários de todos os jogadores. Esses dados são usados para fazer transações e negociar contratos de salário. Novos relatórios e análises são criados, revisados e compartilhados pelos proprietários, especialmente na fase anterior à temporada de jogos.

Ferramenta de tomada de decisões de lojas a varejo  Uma cadeia de lojas resume semanalmente dados críticos de pontos de vendas e compartilha esses dados com fornecedores, analistas financeiros e gerentes regionais. Os relatórios incluem itens atuais abaixo do estoque, os 20 itens mais vendidos por categorias de vendas, importantes dados periódicos e contagens de transações por cada loja.

Sistema de relatório de gerenciamento de contas de venda  Um grupo de vendas acessa um conjunto de relatórios de informes diários que capturam importantes dados, como os principais vendedores, o progresso em direção a metas de vendas mensais, programas de vendas bem-sucedidos e canais de distribuição com baixo desempenho. Relatórios adicionais resumem as vendas por variáveis-chave, como região, linha de produtos e mês, telefonemas de vendas por semana e o número de telefonemas encerrados. Quando os vendedores individuais exibem esses relatórios, podem ver automaticamente seus números de vendas, pois o sistema os identifica com base no nome de usuário.

Resumo diário de projeto de engenharia  Um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Web Parts que resume os principais dados de agendamento de projeto, como contagens de bugs, status de especificações, diagramas de andamento, tendências de recursos e prioridades, bem como links para importantes recursos e contatos. Os dados são extraídos de várias fontes de dados externas, como bancos de dados de projetos e listas de especificações.

Modelo patenteado de cálculo de análises financeiras  Uma instituição financeira de grande porte pesquisou e desenvolveu um modelo de preços de propriedade intelectual particular. Os resultados da fórmula precisam ser compartilhados com alguns gerentes de investimento, mas a fórmula usada para calcular o modelo de preços deve estar protegida e nunca deve ser revelada ao público. Esse modelo de preços é extremamente complexo e demorado para calcular. Todas as noites, o relatório de modelo de preços é calculado e criado em um servidor de alta velocidade, sendo salvo em um local seguro e exibido em uma Página de Web Parts, mas apenas aos usuários com permissão apropriada.

Interagindo com uma pasta de trabalho do Excel nos Serviços do Excel.

Embora não seja possível editar as células da pasta de trabalho do MS Excel nos Serviços do Excel, você pode interagir com os dados de várias maneiras. Para responder a perguntas específicas e imprevistas que possam surgir sobre os dados, na maioria dos casos, você poderá localizar e exibir informações usando os seguintes recursos interativos:

• Exibir os resultados de fórmulas mais recentes, recalculando dados na pasta de trabalho.
• Atualizar dados ativos a partir de uma fonte de dados externa, como um banco de dados ou um cubo OLAP (Online Analytical Processing).

• Navegar até diferentes planilhas, partes de planilhas ou objetos nomeados selecionados na pasta de trabalho, como um gráfico ou uma tabela do MS Excel.

• Classificar e filtrar dados.

• Expandir ou recolher níveis de dados e usar um filtro de relatório em um relatório de Tabela Dinâmica.

• Alterar temporariamente os valores das células inserindo parâmetros para atualizar os resultados de uma fórmula ou fazer uma análise simples de hipóteses.

• Obter diferentes resultados ou modos de exibição selecionando dados de outra Web Part conectada, como uma Web Part de Filtro ou uma Web Part de Modo de Exibição de Lista, em um painel ou em outra Página da Web Parts.

 Observação   Você também pode copiar a pasta de trabalho do MS Excel, abri-la no MS Excel 2007 no seu computador e, em seguida, usar todos os recursos do MS Excel, incluindo análise de hipóteses e impressão bem formatada.